Manual del administrador

• 1. Cumplimentar la información de empresa
• 2. Registrar y editar empleados
• 3. Definir el horario de empresa
• 4. Registrar asistencia diaria
• 5. Validar el registro de empleados
• 6. Descargar informe propio de asistencia
• 7. Descargar listado de empleados
• 8. Descargar informe de asistencia (todos los empleados)

1. Cumplimentar la información de empresa

Una vez iniciada sesión, debemos acceder a la Gestión de la aplicación pulsando sobre el botón correspondiente.

Desde la página de Gestión, debemos hacer clic en Empresa, en el margen izquierdo. Aquí encontraremos una lista donde aparte de aparecer la nuestra, tendremos la opción de crear centros de trabajo independientes. 

Pulsando sobre nuestra empresa, podremos editar la información relacionada.

Podremos modificar el nombre y código de la empresa. También se puede definir una empresa matriz de forma que estaríamos diciendo que la actual es un centro de trabajo de la empresa matriz. También podemos añadir un logotipo de empresa, preferiblemente de un tamaño de 256x256 píxeles.

Por último, deberemos cumplimentar la información fiscal de la empresa. Para ello, deberemos pulsar el botón de Opciones avanzadas y posteriormente acceder a la pestaña Datos de facturación.

Aquí deberemos añadir el nombre fiscal de la empresa, el domicilio fiscal, NIF y también podremos seleccionar un método de pago para la suscripción de la licencia de la aplicación.

Una vez finalizados los cambios, pulsaremos el botón de Guardar cambios.

2. Registrar y editar empleados

Para gestionar los usuarios deberemos, desde la página de Gestión, hacer clic sobre Usuarios en el margen de la izquierda. Aquí podremos ver una lista de los usuarios existentes, y editar cualquiera de ellos pulsando sobre él.

Para añadir un nuevo usuario debemos pulsar el botón Nuevo usuario que se encuentra abajo a la derecha.

Deberemos introducir un nombre de usuario (en minúsculas, sin espacios) y una contraseña (recomendamos poner una contraseña fácil y simple y que el empleado la cambie la primera vez que inicie sesión). Adicionalmente, podremos añadir un nombre completo, teléfono, correo electrónico, NIF o NIE y una imagen.

Por último, podemos activar permisos de administrador para este usuario, o marcarlo como activo/inactivo.

Pulsaremos el botón de Guardar cambios cuando finalicemos. 

3. Definir el horario de empresa

Definir el horario es quizá la parte más compleja de la aplicación, por lo que veremos paso a paso cómo hacerlo desde los aspectos más generales hasta los casos más particulares.

Es muy importante entender bien cómo la aplicación gestiona los horarios de la empresa y sus empleados, por lo que empezaremos por lo más importante, el horario general de la empresa. Me refiero al horario de apertura de un negocio, o al horario que de forma general y repetitiva tienen la mayoría de los empleados de una empresa.

Para gestionar el horario general deberemos, desde la página de Gestión, hacer clic sobre Empresa en el margen de la izquierda. Haremos doble clic sobre la empresa a modificar y pulsaremos el botón Editar horarios y turnos que se encuentra abajo a la derecha. Aquí podremos definir nuestro horario predeterminado.

Veremos en primer un lugar un desplegable que ya nos marca que el horario se aplicará para Todos los usuarios. Por ahora no lo modificamos.

Para este ejemplo, vamos a suponer que la empresa tiene un horario general de lunes a viernes de 9:00h a 14:00h y de 17:00h a 20:00h.

Empezaremos definiendo el horario del lunes. Para ello pulsaremos el botón Definir correspondiente a este día.

Introducimos el primer tramo horario laborable, y pulsaremos el botón ⊕ para ampliar las opciones.

Es momento de continuar con el resto de días de la semana. Si nuestro horario es el mismo en los demás días, nos resultará rápido terminar puesto que la aplicación replicará el primer horario por defecto.

Si queremos eliminar el horario de un día concreto, bastará con pulsar el botón ⌫. Si por el contrario, queremos eliminar solamente el segundo tramo horario, pulsaremos el botón ⊝.

Cuando tengamos listo nuestro horario, pulsaremos el botón Guardar cambios. 

Para profundizar en la definición de horarios, podemos visitar las páginas sobre horarios específicos (para uno o varios empleados concretos), descansos o días libres, definición de festividades y horarios especiales.

4. Registrar asistencia diaria

Una vez iniciada sesión, veremos una página con una vista simplificada en la que encontraremos la hora actual, el día de la semana, fecha y semana del año. Debajo tendremos una barra de progreso que se irá llenando desde que comenzamos la jornada hasta que llegamos al tiempo trabajado esperado.

Ahora encontraremos el botón de Entrada en color verde. Al pulsarlo registraremos nuestra entrada diaria, de forma que desaparecerá este botón y aparecerán dos nuevos botones; Pausa y Salida.

También encontraremos información de nuestro estado actual (En el trabajo, En pausa, Terminado), la hora a la que hemos entrado, el tiempo trabajado total y el tiempo pausado total. Justo debajo podremos ver una miniatura de los empleados que han registrado asistencia en el día actual, ordenados según registraron la entrada. 

Usaremos opcionalmente el botón de Pausa para detener temporalmente el tiempo trabajado con la esperanza de reanudar posteriormente la jornada laboral. 

Por el contrario, usaremos el botón Salida para detener definitivamente el tiempo trabajado en el día actual, cuando hayamos finalizado la jornada.

5. Validar el registro de empleados

La última parte del registro horario sería la validación del horario semanal por parte de un administrador, que confirme el tiempo trabajado, los días no trabajados, o las horas extras trabajadas durante la semana por cualquier empleado.

Para ello debemos acceder al menú de Gestión, y después al Registro desde el margen izquierdo.

En la parte superior deberemos elegir la Empresa a validar (en caso de que tengamos varias o diferentes centros de trabajo definidos). Posteriormente tenemos un selector de semana, con un desplegable y dos flechas. Una vez elegida la semana, en la parte izquierda encontraremos los días de dicha semana. Deberemos recorrer cada uno de ellos para validar todos los usuarios. 

En la parte central, tendremos una tabla con todos los usuarios. Podemos ver el estado para el día actual, así como el horario registrado de cualquier día, especificando cuando tiempo extra se ha trabajado (si corresponde). Al final, hay una casilla de verificación para confirmar y validar el registro horario de cada empleado. 

Es necesario validar el registro horario para poder descargar informes de los días trabajados. También se deben validar los días no trabajados.

6. Descargar informe propio de asistencia

En cualquier momento podemos descargar un informe de nuestra asistencia diaria registrada. Para ello, debemos mantener pulsado/hacer clic derecho en la parte superior derecha, donde aparece nuestra información. Pulsaremos sobre Informe de asistencia.

Introduciremos una fecha inicial, una fecha final, y pulsaremos el botón de Descargar/Generar informe.

El informe se descargará automáticamente en nuestro equipo.

7. Descargar listado de empleados

Para obtener un listado detallado de los empleados que tenemos registrados, primero debemos hacer clic en Informes en el margen de la izquierda.

Una vez aquí, en el apartado de Usuarios, haremos clic en el botón Generar informe.

El informe se descargará automáticamente en nuestro equipo.

8. Descargar informe de asistencia (todos los empleados)

Para obtener un informe detallado de la asistencia registrada de todos los usuarios, primero debemos hacer clic en Informes en el margen de la izquierda.

Una vez aquí, en el apartado de Informe de asistencia, introduciremos una fecha inicial, una fecha final y pulsaremos el botón de Generar informe.

El informe se descargará automáticamente en nuestro equipo.